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Sala de datos: qué es, qué carpetas lleva y quién ve qué.

La sala de datos (data room, en inglés) es el archivo digital donde el vendedor sube los documentos de la empresa. El comprador los revisa por carpetas y con permisos por fases.

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Ficha del término

Sala de datos

Grupo: Proceso de venta
Actualizado: noviembre de 2026

Un ejemplo con cifras

142 documentos en tres fases

Una empresa sube 142 documentos a una sala de datos con siete carpetas: societaria, financiera, fiscal, laboral, comercial, operaciones y seguros. En la primera fase, 31 documentos de cuentas llegan a 5 compradores. En la segunda, 58 contratos y datos de clientes llegan solo a 3. En la tercera, 53 documentos con nombres y nóminas, a 1. Cada comprador ve más según avanza. Ninguno lo ve todo desde el principio.

Cuándo te lo encuentras

Se abre al llegar a la carta de intenciones y dura hasta la firma. Antes se prepara, a veces con meses de trabajo. En la revisión a fondo es donde el comprador pasa la mayor parte de su tiempo. Un índice numerado de la sala de datos permite al comprador citar cada documento y acorta las preguntas de la revisión.

Ejemplo inventado de una pyme española. Las cifras cuadran al euro.

142
documentos subidos
31, 58 y 53
documentos nuevos en cada fase
5, 3 y 1
compradores con acceso en cada fase

Cómo se calcula

La fórmula, paso a paso.

Cómo se calcula

Documentos visibles por fase = documentos de la fase anterior + los nuevos de esa fase

En el ejemplo: 31, luego 31+58 = 89, luego 89+53 = 142. El acceso se revisa cada fase y se registra quién abre cada documento.

Los dos lados de la mesa

Lo mismo, visto desde cada lado.

Si vendes
Sube los documentos por fases y vigila los accesos. Los nombres de clientes y las nóminas, al final y solo para quien haya presentado una oferta seria. Prepara la sala antes de salir: una sala desordenada alarga la revisión y baja la confianza.
Si compras
Pide acceso a todo lo que necesites y recibe un índice de los documentos. Lo que falta importa tanto como lo que hay. Anota qué pides, cuándo lo entregan y qué respuestas tardan: esos retrasos suelen señalar problemas.

La trampa

Dónde se pierde dinero con este término.

Abrir toda la sala a todos desde el primer día. Un competidor puede ver clientes y precios sin comprometerse. Fase a fase, con registro de accesos y copias marcadas, reduces el riesgo de fugas y mantienes el control del proceso.

Antes de firmar

Tres preguntas para hacer.

1
¿Quién ve cada carpeta en cada fase y quién me avisa de los accesos?
2
¿Qué documentos me faltan hoy para completar las siete carpetas?
3
¿Puedo marcar las copias para saber de quién sale una filtración?

Para ir más a fondo

Guía: la revisión a fondo, due diligence

El capítulo que enseña qué carpetas pide un comprador, qué busca en cada una y cómo ordenarlas antes de salir.

Leer la pieza completa

Preguntas

Lo que se pregunta sobre este término.

¿Qué es una sala de datos o data room?

Es el archivo digital donde se suben los documentos de la empresa. El comprador los revisa de forma ordenada y con permisos.

¿Qué carpetas lleva una sala de datos?

Societaria, financiera, fiscal, laboral, comercial, operaciones y seguros. Cada una con un índice de documentos.

¿Quién prepara la sala de datos?

El vendedor, con ayuda del asesor. Conviene prepararla antes de salir al mercado para acortar la revisión.

Actualizado a noviembre de 2026.

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